Déménagement d'entreprise : Mode d'emploi

Un déménagement d'entreprises ne s'improvise pas. Mal anticipé, il peut avoir de facheuses conséquences comme la perte de plusieurs jours de travail et le préjudice financier. Pour éviter ces désagréments et bien choisir votre déménageur, Néologistique vous apporte quelques précieux conseils.

 

La rédaction du cahier des charges de déménagement

Le cahier des charges de déménagement est un outil indispensable qui vous permet d'anticiper et de préparer avec méthode la consultation des professionnels. Le cahier des charges doit identifier et définir avec précision votre besoin afin que le déménageur vous apporte des solutions techniques adaptées. Sa clarté facilite la visite technique de déménagement et, la discussion commerciale mais aussi la comparaison des devis et la bonne fin de l'opération.


Il doit comporter :

 

 

En fonction des situations, vous pourrez inclure au cahier des charges du déménagement vos exigences en matière de références professionnelles, d'encadrement du personnel de déménagement le jour J, ainsi que les procédures qualité que vous souhaitez mettre en place pour assurer le suivi et la bonne fin du déménagement.

 

A la suite de cette première étape, vous pourrez alors organiser la visite de vos locaux afin de déterminer le volume à déménager.

En réponse, le prestataire de déménagement vous enverra un devis détaillé précisant notamment :

 

 

Le choix du prestataire de déménagement

Vérifiez que le devis correspondent effectivement au cahier des charges. Etudiez attentivement :

 

 

Comme pour un déménagement de particulier, le devis le moins cher n'est pas toujours le meilleur.

 

Vos salariés face au déménagement

Un déménagement rime avec bouleversement. Certains de vos collaborateurs peuvent éprouver quelques craintes et/ou mal supporter le changement d'habitudes qui se profile. Il est donc important d'apporter la plus grande attention au volet humain afin de faciliter l'adhésion au projet de déménagement.

 

Pour cela, communiquez régulièrement par courrier interne ou via le réseau et tenez les au courant de l'avancement du projet. Présentez les locaux et la nouvelle organisation.


N'hésitez pas à les impliquer pour le choix du mobilier, des couleurs, des équipements de la salle de pause et de la cuisine. Proposez à votre personnel des services qui n'étaient pas présents dans les anciens locaux, cela sera une source de motivation qui lèvera les freins au changement.


Pour le premier jour dans les nouveaux bureaux, marquez le coup en organisant un accueil individualisé.

 

Organisation pratique

Ca y est vous avez choisi votre déménageur. C'est le moment de peaufiner le réaménagement des nouveaux bureaux, d'archiver ou détruire des documents, de changer de mobilier...


Etablissez le protocole de sécurité pour les opérations de chargement et de déchargement effectuées par une entreprise extérieure et communiquez le à votre déménageur (arrêté du 26 avril 1996).

 

Pour la prévention des risques, programmez avec votre déménageur une inspection commune des locaux afin d'analyser les risques pouvant résulter de l'interférence entre les activités des salariés des deux entreprises, les installations et matériels et d'arrêter si nécessaire un plan de prévention (décret 92-158 du 20 février 1992).


Faites livrer les emballages et les étiquettes et distribuez les à vos collaborateurs. Informer les diverses administrations ainsi que vos clients et fournisseurs du déménagement. Indiquez à votre personnel le planning du déménagement et expliquez très concrètement comment les choses vont se dérouler et ce que chacun doit faire.


Préparer les plans d'implantations et apposez les sur les portes des bureaux du nouveau site pour faciliter le travail des déménageurs.
Prévoyez le nettoyage des sites de départ et d'arrivée.

 

Pour vos déménagements d'entreprises, Néologistique vous propose la visite technique gratuite et sans engagement de son conseiller en déménagement.